Dokumentų valdymas
Valdykite vadybos sistemų ISO 9001, EN 15244, ISO 14001, ISO 13485, ISO 17025, ISO/TS 16949, ISO 22000 ir kt. dokumentus. Užtikrinkite, jog Jūsų darbuotojai visada naudoja galiojančias kokybės valdymo sistemos dokumentų (procedūrų, formų, instrukcijų, tvarkų, taisyklių ir kt.) versijas. Informuokite atsakingus darbuotojus apie jiems suformuotas užduotis peržiūrėti ir patvirtinti naujai publikuotus dokumentus, apie BizzMine sistemoje patvirtintus dokumentus prašant darbuotojų, jog pažymėtų, jog perskaitė ir susipažino su dokumentais. Kontroliuokite, ar visi paskirtymo sąraše nurodyti darbuotojai susipažino su konkrečiu dokumentu. Jei darbuotojas vėluoja susipažinti su dokumentu, informuokite jį, papildomai siųsdami pranešimą. BizzMine sistemos archyve saugokite visus nenaudotinas dokumento versijas. Užtikrinkite, jog konkrečius dokumentus matys, tik tie darbuotojai, kuriems suteiksite tam teises. Dokumentų valdymo procesą susiekite su kitais vadybos sistemos procesais ir konkretų dokumento nuorodą naudokite registruojant neatitiktį, korekcinį ir/ar prevencinė veiksmą, skundą ar pretenziją. BizzMine sistemą išnaudokite kaip standartinį dokumentų valdymo sistemos įrankį (dažnai vadinamą DVS) valdydami visus kitus įmonės dokumentus (gauti, siunčiami raštai, vidaus tvarkos, įgaliojimai, įsakymai, prašymai, darbų ir gaisrinės saugos dokumentai ir kt.).
Naudojant BizzMine dokumentų valdymas įmonėje taps ženkliai efektyvesnis.
Kokybės valdymo sistemos dokumentai bus suskirstyti į kategorijas ar paskirstyti skirtinguose kataloguose, nustatant skirttingas teises vartotojams. Programinė įranga užtikrins dokumentų peržiūros, patvirtinimo ir paskirstymo procesą. Darbuotojai bus informuojami el pranešimais apie suformuotą užduotį. Auditinis atsekamumas (audit trail) garantuos visišką kokybės valdymo sistemos skaidrumą.
Dokumentai pasiekiami įvairiais įrenginiais – ar dirbate kompiuteriu, ar planšete, ar telefonu. Patvirtinkite, jog susipažinote su dokumentu, jį peržiūrėję telefone.
Dokumentus suskirstykite į katalogus. Naudokite specialius laukus, kurių dėka dokumentų versija, patvirtinimo data, pavadinimas, dokumento kodas atsinaujins automatiškai. Sistemoje saugomus dokumentus lengvai koreguokite pasinaudomi Ms365 integracija. Valdykite negaliojančias dokumentų versijas sistemoje. Vieno ar keletos lygių dokumentų patvirtinimo procesas. Prašymų keisti dokumentą kontrolė ir vykdymas.
– Valdykite ir kitus vadybos sistemų procesus: rizikų valdymas (FMEA), incidentų valdymas, atostogų prašymų valdymas, supažindinimas su įmonės dokumentais (įsakymais, gautais raštais, etc.) ir kt.
– Išnaudokite daugiakalbystės funkcionalumą. Informacija programoje gali būti pateikiama lietuvių, anglų ir kitomis kalbomis.
– Bizzmine programos procesus integruokite su kitomis savo turimomis verslo valdymo sistemomis.