Skundų valdymas
Skundų valdymas vienas iš svarbiausių procesų siekiant rinkti informciją apie galimas kokybės vadybos sistemos tobunimo vietas. Skundai tai geriausios įžvalgos, kurių pagrindu būtų galima inicijuoti kokybės valdymo sistemos tobunimo veiklas. BizzMine sistema gali būti naudojama siekiant efektyviai valdyti Jūsų gaunamus kietų skundus. BizzMine sistemoje naudokite tokius skundų valdymo proceso informacijos rinkimo laukus, kurie Jūsų veiklai svarbiausi, numatykite proceso etapų vykdytojus, atsižvelgiant į tam tikrus kriterijus, suplanuokite galutinius sprendimų priėmimo terminus ir stebėkite ar jie neviršyti. Stebėkite visų užregistruotų klientų skundų spredimo trukmę, nes tikrai žinote, jog skundo sprendimo laikas labai svarbus klientui. Skundų valdymo procesą susiekite su kitais kokybės valdymo procesais – neatitikčių valdymu, korekcinių / prevencinių veiksmų valdymu, ar kitais procesais.
Skundų (pretenzijų) valdymo procesas vyks pagal suformuotą veiksmų schemą, kurioje numatyti vykdytojai privalės atlikti pavestas užduotis. Standartiškai šiame procese numatyti šie informacijos laukai: aprašymas, veiksmo kategorizavimas, susiję procesai (neatitikčių valdymas ir kt.), vykdytojai. Proceso seka sudėliota į etapus, jog: galutiniame rezultate, atsakingi asmenys įvertintų, ar tikrai registruotas įvykis būtų priskiriamas prie pagrįstų skundų kategorijos; būtų įvertintas priimto sprendimo ir atliktų veiksmų efektyvumas.
Informacija apie klientų skundus (pretenzijas) pasiekiama įvairiais įrenginiais – ar dirbate kompiuteriu, ar planšete, ar mobiliu telefonu. Fiksuokite ir aprašykite skundus mobiliajame telefone. Automatiškai siųskite užduotį atsakingam asmeniui, kuris įvertins skundo atitiktį ir numatys tolesnes užduotis.
Visus klientų skundus peržiūrėkite bendrame peržiūros lange. Grupuokite pagal Jums priimtinas kategorijas: klientų tipus, produktų kategorijas, paslaugų tipus ar kt.. Naudokite specialius laukus, kurių dėka surinksite visą aktualią informaciją apie gautus skundus. Esant poreikiui, koreguokite skundų valdymo proceso seką ir pritaikykite pagal savo poreikius. Trumpinkite ar ilginkite, įtraukite papildomus proceso etapus / žingsnius.
Susisiekite skundų valdymo procesą su kitais kokybės valdymo sistemos procesais ir registruokite neatitiktis tiesiogiai iš skundo registracijos.
– Valdykite ir kitus vadybos sistemų procesus: rizikų valdymas (FMEA), incidentų valdymas, atostogų prašymų valdymas, supažindinimas su įmonės dokumentais (įsakymais, gautais raštais, etc.) ir kt.
– Išnaudokite daugiakalbystės funkcionalumą. Informacija programoje gali būti pateikiama lietuvių, anglų ir kitomis kalbomis.
– Bizzmine programos procesus integruokite su kitomis savo turimomis verslo valdymo sistemomis.